Shadow IT bezeichnet nicht autorisierte Hard- und Software in Unternehmen. Durch die fehlende Kontrolle der IT-Abteilung entstehen diverse Risiken, welche wir in einem vorherigen Blogbeitrag bereits beleuchtet haben. Jedoch bietet sie auch zahlreiche Chancen, von denen ein Unternehmen in dem immer dynamischeren Wirtschaftsumfeld profitieren kann.

Bringen Sie Licht ins Dunkel

Aufgrund der Vielzahl an potenziellen Risiken der Shadow IT ist es wichtig, diese Technologien ernst zu nehmen.

Ein erster Schritt besteht darin, sich einen Überblick über die vorhandene IT im Unternehmen zu verschaffen. Dabei ist es möglich auch vorhandene Shadow IT zu identifizieren. Entscheidend ist es, alle Nutzungsbereiche der IT zu erfassen. Nur so können die vorhandenen Aspekte und Teilbereiche der Shadow IT entdeckt und festgestellt werden, ob ein Sicherheitsrisiko besteht.

Haben Sie Shadow IT im Unternehmen identifiziert, müssen im nächsten Schritt die Gründe für die Entstehung nachvollzogen werden. Häufig geht es für die Abteilungen und deren Mitarbeiter darum, ihre Tätigkeiten zu vereinfachen und die Effizienz der Prozessabläufe zu steigern. Um die Mitarbeiter weiterhin in Ihrer Produktivität zu unterstützen, muss darüber nachgedacht werden, welche alternativen Optionen angeboten werden können. Auch eine Einbindung in die offizielle IT-Landschaft des Unternehmens ist möglich, sollte die Shadow IT Lösung dafür das Potential aufweisen.

Entscheidend beim Umgang mit Shadow IT ist demnach vor allem Kontrolle. Stellt man es richtig an und sorgt für einen geregelten Umgang mit derartigen Technologien, bieten sich zahlreiche Chancen.

Die Chancen von Shadow It

Steigerung der Produktivität

Die Shadow IT leitet sich in den meisten Fällen direkt aus den fachlichen Bedürfnissen der Mitarbeiter ab. Aus diesem Grund findet für gewöhnlich mittels der frei gewählten IT-Lösung eine Verbesserung der Geschäftsprozesse der Fachabteilungen statt. Darüber hinaus sparen die Mitarbeiter viel Zeit ein, da sie vor der Nutzung eines neuen Tools keinen Antrag stellen und auf die Implementierung durch die IT-Abteilung warten müssen. Stattdessen kann der Mitarbeiter selbst die Anwendung einrichten und unverzüglich nutzen.

Reduzierung des IT Workloads

Die Fachabteilung weiß meist selbst am besten, welche IT-Lösung für ihre Prozesse geeignet ist. Kümmern sie sich selbst um die Implementierung der Technologie, nehmen sie dem IT-Team Arbeit ab. Dieses kann sich stattdessen anspruchsvolleren Projekten widmen.

Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit

Mitarbeiter, die Shadow IT nutzen, sind grundsätzlich motiviert und möchten ihre Produktivität erhöhen. Dürfen Sie selbst entscheiden, welche Tools sie für die Bewältigung ihrer Aufgaben nutzen, wirkt sich das positiv auf ihr Engagement aus. Auch ist der Identifikations- und Akzeptanzfaktor entsprechend höher, da sich die Mitarbeiter als Endanwender der Technologie selbst für die optimal passende Lösung entscheiden und diese konfiguriert haben.

Schon gewusst?

Man spricht in diesem Zusammenhang auch von dem IKEA-Effekt. Dieser Begriff beschreibt das Phänomen, einer gesteigerten Wertschätzung gegenüber Dingen, an deren Entstehung man selbst beteiligt war. Dieser Effekt beschränkt sich dabei nicht nur auf das ursprünglich untersuchte Zusammenbauen von Möbeln. Es tritt beispielsweise auch bei Smartphones auf, welche erst durch die individuelle Installation von Apps für uns substanziell an Wert gewinnen.

Wachstum von Innovationen

Shadow IT sorgt durch die schnelle Adoption neuer Technologien dafür, dass digitale Chancen ergriffen werden. Erweiterungen und Änderungen der Technologien können unmittelbar von den Mitarbeitern selbst vorgenommen werden, ohne lange Abstimmungsprozesse. Dadurch entsteht ein agiles Vorgehen, das einzelne Geschäftsbereiche effizienter voranbringen kann.

Verknüpfung von Sicherheit und Flexibilität

Basierend auf den Risiken und Chancen von Shadow IT stellt sich nun die Frage, wie sich eine Balance herstellen lässt, die einerseits die IT-Sicherheit des Unternehmens gewährleitet und gleichzeitig eine größere Flexibilität ermöglicht. Die Antwort ist für jedes Unternehmen individuell verschieden. Hier sind vor allem die IT-Fachleute gefragt, sich mit sämtlichen Vor- und Nachteilen der Shadow IT sowie den Software-Bedürfnissen der Mitarbeiter auseinanderzusetzen. Im Wesentlichen können Sie sich jedoch an der nachfolgenden Vorgehensweise orientieren:

1. Shadow IT identifizieren

Grundsätzlich gilt: Wer einen detaillierten Überblick über die IT-Landschaft des Unternehmens besitzt, dem wird schnell auffallen, wo Shadow IT zum Einsatz kommt. Unabdingbar ist deshalb ein IT-Asset-Management Tool, welches Informationen über Ihre IT-Umgebung zusammenfasst, sowohl physisch als auch in der Cloud.

Ein solches IT-Asset-Management Tool ist Docusnap. Die Anwendung garantiert die Transparenz der IT-Umgebung durch regelmäßige Inventarisierungs- und Dokumentationsprozesse. So ist es möglich einen schnellen und konkreten Einblick z.B. in die aktiven Geräte des Netzwerks oder die Nutzungsberechtigungen der Mitarbeiter zu erhalten. Darüber hinaus zeigen automatisch erstellte Standardberichte fremde Geräte auf und identifizieren unerwünschte Software. Auch die Ermittlung von Kommunikationspfaden auffälliger Systeme ist möglich. Damit bietet Docusnap eine optimale Grundlage zur Identifikation von Shadow IT und Ihnen die Möglichkeit die bestehenden Risiken zu minimieren.

2. Richtlinien entwickeln

Für die zukünftige Kontrolle von Shadow IT bietet es sich an, im Unternehmen Richtlinien und Guidelines zu erstellen, welche konkrete Compliance-Regeln festlegen und definieren. Hierfür gilt es zunächst mittels der Übersicht über die bestehende IT-Infrastruktur zu definieren, inwieweit die einzelnen IT-Einheiten einen Einfluss auf das Kerngeschäft des Unternehmens haben. Anschließend erfolgt eine Aufteilung der verschiedenen Einheiten in drei Kategorien:

  • Genehmigte IT
  • Geduldete IT
  • Verbotene IT

Auf Basis dieser Aufteilung kann sowohl mit bestehender Shadow IT besser umgegangen als auch Entscheidungen hinsichtlich neuer Technologien leichter getroffen werden.

Haben Sie bereits derartige Richtlinien, sollten Sie diese einer eingehenden Prüfung unterziehen. Durch die DSGVO, aber auch vermehrt auftretende Software-as-a-Service (SaaS) Lösungen, könnte durchaus eine Aktualisierung notwendig sein. So stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen auch zukünftig wettbewerbsfähig bleibt.

3. IT verwalten

Haben Sie Shadow IT durch die Inventarisierung Ihrer IT-Landschaft identifiziert und mit Hilfe aktueller Richtlinien auch den zukünftigen Umgang festgelegt, haben Sie bereits einen wichtigen Beitrag zur Sicherheit Ihres Unternehmens geleistet. Jedoch ist es endscheidend ihre IT-Umgebung auch weiterhin kontinuierlich im Auge zu behalten, um auf potenzielle, unautorisierte Änderungen schnell reagieren zu können.

Auch hier ist Docusnap eine wertvolle Unterstützung. Das Tool bietet durch regelmäßige, automatische Updates die Möglichkeit sicherzustellen, dass Versionstypen kontrolliert, Lizenzen überprüft und Endpoints kontinuierlich verwaltet werden können, um somit jederzeit mögliche Schwachstellen zu erkennen.

Berücksichtigen Sie diese Vorgehensweise ist es Ihnen nicht nur möglich, die bisher unsichtbaren Risiken der Shadow IT in Ihrem Unternehmen zu minimieren, sondern zukünftig dank einer höheren Flexibilität ebenfalls die vielen Vorteile der Shadow IT zu nutzen und damit nachhaltig die Produktivität Ihrer Mitarbeiter und damit den Erfolg Ihres Unternehmens zu steigern.