Die kalte und graue Jahreszeit ist vorbei und die Sonne kommt immer häufiger zum Vorschein. Die Vögel beginnen zu zwitschern und die Pflanzen fangen an zu blühen. Das kann nur eines beuten: der Frühling ist angebrochen. Zu Hause geht diese Zeit häufig mit einem ausgiebigen Frühjahrsputz einher, dazu gehören Fenster putzen, Backofen reinigen oder Kleiderschrank ausmisten. Alles mit dem Ziel Altlasten zu entsorgen und Ordnung zu schaffen.
Was im privaten Umfeld sinnvoll ist, das gilt auch für Unternehmen und ihre IT-Infrastruktur, denn mit der Zeit sammeln sich auch hier Dinge an, die niemand mehr benötigt. Dazu gehören beispielsweise überflüssige Daten und Cookies, veraltete Soft- oder Hardware, Accounts von Mitarbeitern, die sich nicht mehr im Unternehmen befinden, oder auch Testsysteme und ‑Tools, die ungenutzt übriggeblieben sind.
Diese Überbleibsel stellen einen unnötigen Ballast für das Unternehmen dar, welcher nicht nur kostbare Ressourcen hemmt, sondern unter Umständen sogar ein Sicherheitsrisiko darstellt. Letzteres gilt vor allem, wenn Software nicht mehr auf den neusten Stand ist. Aus diesem Grund ist es von großer Bedeutung auch die IT-Infrastruktur regelmäßig aufzuräumen und von Altlasten zu befreien.
So funktioniert ein digitaler Frühjahrsputz
Zunächst gilt es, eine aktuelle Bestandsaufnahme der IT-Systeme im Unternehmen durchzuführen. Auf diese Weise werden alle im Unternehmen befindlichen Geräte, installierte Software, vergebene Lizenzen, u.v.m. inventarisiert und dokumentiert.
Im nächsten Schritt erfolgt daraufhin das eigentliche Aufräumen. Dabei sollte ein besonderes Augenmerk auf die nachfolgenden Punkte gelegt werden:
Hardware
Ist ungenutzte oder veraltete Hardware im Unternehmen vorhanden? Gibt es Rechner, auf denen sich seit mindestens zwei Monaten niemand angemeldet hat? Wird diese Hardware in Zukunft wieder genutzt oder kann sie entsorgt werden?
Mehr Informationen dazu finden Sie hier.
Software
Sind alle Ihre Softwarelösungen auf dem neusten Stand? Vernachlässigte Updates sorgen nicht nur für Sicherheitslücken, sie schränken häufig auch die Funktion der genutzten Software ein. Veraltete oder nicht länger genutzte Software sollte zudem aussortiert und gegebenenfalls durch eine Alternative ersetzt werden.
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Inaktive Benutzer
Sind die Accounts ehemaliger Mitarbeiter aus dem Active Directory deaktiviert und gelöscht worden? Nicht deaktivierte Nutzerkonten stellen ein besonders hohes Risiko für Cyberangriffe dar.
Mehr Informationen zu diesem und nebenstehendem Thema finden Sie hier.
Berechtigungen
Haben Sie einen Überblick über die aktuellen Benutzerrechte und –rollen? Kollegen wechseln Aufgaben und Abteilungen oder arbeiten vorübergehend an Projekten. Besitzt jeder Benutzer ausschließlich die Rechte, die er benötigt oder müssen Berechtigungsvergaben angepasst werden?
Lizenzen
Sind Ihre Lizenzen genaustens auf Ihren Bedarf abgestimmt oder liegt vielleicht eine Über- bzw. Unterlizensierung vor? Ist dies der Fall, gilt es die Lizensierung schleunigst auf den Bedarf anzupassen, um entweder unnötige Kosten für nicht benötigte Lizenzen oder aber Strafzahlung wegen fehlender Lizenzen zu vermeiden.
Mehr Informationen dazu finden Sie hier.
Damit keine Altlasten übersehen werden und die Aufräumaktion ein voller Erfolg wird, gilt für den digitalen Frühjahrsputz das Gleiche wie für den privaten: das richtige Equipment ist entscheidend! Um eine professionelle Inventarisierung und Dokumentation durchzuführen, anhand der anschließend eine vollständige Säuberung möglich ist, ist der Einsatz einer spezialisierten Softwarelösung empfehlenswert.
Docusnap bringt Ordnung in Ihre IT-Infrastruktur
Die Softwarelösung Docusnap ist für einen ausgiebigen digitalen Frühjahrsputz genau das Richtige, da die Software unterschiedlichste Funktionen wie die Netzwerk-Inventarisierung, IT-Dokumentation, Berechtigungsanalyse und das Lizenzmanagement in einem einzigen Produkt vereint.
Während der agentenlosen und automatischen Netzwerk-Inventarisierung erfasst Docusnap alle Werte des Unternehmens-Netzwerkes. Diese Daten können anschließend zur Erstellung diverser, bereits vorgefertigter Berichte, wie z. B. Softwareübersicht oder Hardwareausstattung, genutzt werden. Durch unterschiedliche Visualisierungsmöglichkeiten ist es somit umgehend möglich, veraltete Software oder nicht mehr benötigte Hardware-Komponenten zu identifizieren. Auch Lizenzverträge erfasst die Software vollständig, sodass sich Bedarfe schnell und einfach feststellen lassen.
Veränderungen der IT-Infrastruktur aktualisiert die Software ebenfalls automatisch, sodass alle benötigten Informationen über die IT-Umgebung jederzeit aktuell und griffbereit zur Verfügung stehen.
Docusnap unterstütz somit erheblich den digitalen Frühjahrsputz, ohne, dass wichtige Ressourcen für die diversen Tagesaufgaben darunter leiden. Darüber hinaus ist auch anschließend zu jedem Zeitpunkt ein vollständiger Überblick über die IT-Umgebung des Unternehmens abrufbar – so ist ein aufwändiger Frühjahrputz im nächsten Jahr gar nicht mehr nötig.
Wann haben Sie Ihre IT das letzte Mal aufgeräumt?
Wir beraten Sie gerne zu Ihrem individuellen digitalen Frühjahrsputz und zeigen Ihnen wie Docusnap Ihnen dabei auch in Zukunft viel Aufwand erspart.