Im Zeit­al­ter der Digi­ta­li­sie­rung ist es ent­schei­dend, dass die IT nicht nur rei­bungs­los funk­tio­niert, son­dern auch Vor­aus­set­zun­gen für dyna­mi­sche Pro­zes­se auf­weist. Aus die­sem Grund ist die Mög­lich­keit einer unge­hin­der­ten Kom­mu­ni­ka­ti­on zwi­schen ver­schie­de­nen Sys­te­men ent­schei­dend. Docus­nap Con­nect stellt sicher, dass die inven­ta­ri­sier­ten Daten Ihrer IT-Land­schaft eben­falls in ande­ren Lösun­gen genutzt wer­den können.

IT-Infra­struk­tu­ren wer­den zuneh­menD komplexer

Die heu­ti­ge IT-Land­schaft der Unter­neh­men besteht aus einer Viel­zahl von Hard- und Soft­ware­lö­sun­gen unter­schied­li­cher Her­stel­ler. Sie ist viel­fäl­tig und unter­liegt lau­fen­den Ver­än­de­run­gen. Ein hohes Maß an Fle­xi­bi­li­tät ist jedoch not­wen­dig, um schnell und kon­se­quent auf sich ver­än­dern­de Markt­be­din­gun­gen und Kun­den­be­dürf­nis­se reagie­ren zu kön­nen. Um dies zu gewähr­leis­ten ist beson­ders die Kom­mu­ni­ka­ti­on zwi­schen den ver­schie­de­nen Sys­te­men ent­schei­dend, da es immer wie­der Infor­ma­tio­nen gibt, die von einem in ein ande­res Sys­tem über­ge­ben oder wei­ter­ver­ar­bei­tet wer­den müssen.

Damit kei­ne Daten­si­los ent­ste­hen, müs­sen die ver­schie­de­nen Sys­te­me effi­zi­ent mit­ein­an­der ver­netzt sein. Daten­sät­ze, die in unter­schied­li­chen Sys­te­men benö­tigt wer­den, soll­ten dabei nicht hän­disch durch meh­re­re Abtei­lun­gen gepflegt wer­den müs­sen. Viel­mehr ist es wün­schens­wert, dass ein initi­al ange­leg­ter Daten­satz auto­ma­ti­siert an ein oder sogar meh­re­re Sys­te­me in einer bestimm­ten Form wei­ter­ge­ge­ben wird. Auf die­se Wei­se ist kei­ne dop­pel­te Daten­pfle­ge not­wen­dig, wodurch nicht nur die Feh­ler­an­fäl­lig­kei­ten mini­miert, son­dern auch Zeit und Res­sour­cen gespart wer­den. Dar­über hin­aus beugt der durch­gän­gi­ge Daten­fluss Aus­fall­zei­ten und Daten­ver­lust vor.

Um einen voll­stän­di­gen Über­blick über die kom­ple­xe IT-Land­schaft zu erhal­ten, ist Docus­nap als auto­ma­ti­sier­te IT-Asset-Manage­ment-Lösung unver­zicht­bar. Mit­tels der inte­grier­ten Funk­ti­on Docus­nap Con­nect ist auch der Daten­trans­port der inven­ta­ri­sier­ten Infor­ma­tio­nen in ande­re Sys­te­me schnell und ein­fach möglich.

Docus­nap Connect 

Docus­nap Con­nect ist die zen­tra­le Funk­ti­on, um Infor­ma­tio­nen aus Docus­nap zu expor­tie­ren. Es ist somit die Daten­quel­le für u.a. Ticket­sys­te­me und ERP-Lösun­gen, in denen die Daten wei­ter­ver­ar­bei­tet wer­den kön­nen. Als Grund­la­ge für die expor­tier­ten Daten die­nen dabei die zuvor statt­ge­fun­de­ne Inven­ta­ri­sie­rung der IT-Infra­struk­tur des Unternehmens. 

Vor­aus­set­zung für den Export ist eine Auf­be­rei­tung der aus­zu­ge­ben­den Daten. Dafür sind eini­ge grund­sätz­li­che Schrit­te auszuführen: 

1

Defi­ni­ti­on erstellen

Für den Daten­ex­port ist zunächst eine Defi­ni­ti­on der Daten von Nöten, bei wel­cher der Nut­zer über die gra­fi­sche Ober­flä­che Daten­bank­ab­fra­gen erstellt. Die­se Defi­ni­tio­nen wer­den in Docus­nap als Pake­te bezeichnet.

2

Ziel fest­le­gen 

Mit der Ziel­de­fi­ni­ti­on fin­det die Kon­fi­gu­ra­ti­on des Exports statt. Mit­tels des Assis­ten­ten „Paket pla­nen“ legt der Nut­zer fest, wann, wie häu­fig und in wel­chem For­mat die zuvor defi­nier­ten Daten aus­ge­ge­ben wer­den sol­len. Grund­sätz­lich kön­nen die Daten in eine SQL- oder MyS­QL-Daten­bank expor­tiert oder als XML, CSV oder Excel Datei gespei­chert wer­den. 

3

Hier­ar­chie darstellen

Erstell­te Pake­te zeigt Docus­nap auto­ma­tisch in der hier­ar­chi­schen Struk­tur (Daten­baum) an. Dar­über hin­aus ist es mög­lich sie jeder­zeit wie­der­zu­ver­wen­den (z.B. inner­halb von Konzepten).

Nach erfolg­ter Auf­be­rei­tung der aus­zu­ge­ben­den Daten kön­nen die­se nun expor­tiert und in einem Dritt­pro­dukt genutzt wer­den (sofern das Dritt­pro­dukt die­se Mög­lich­keit bietet).

Neben dem Export von Daten ist bei Docus­nap auch der Import von Infor­ma­tio­nen mög­lich. Dabei wer­den Daten aus CSV-Datei­en in Form von Tabel­len, IT-Assets und Zusatz­in­for­ma­tio­nen in die Docus­nap Daten­bank impor­tiert. Es kann sich dabei z.B. um Kom­men­ta­re, Ver­trä­ge oder Pass­wör­ter handeln.

Sind Sie an Docus­nap als füh­ren­des Inven­ta­ri­sie­rungs- und Infor­ma­ti­ons­sys­tem in Ihrem Unter­neh­men inter­es­siert? Dann kon­tak­tie­ren Sie uns — wir bera­ten Sie gerne!

Oder ver­wen­den Sie Docus­nap bereits und möch­ten direkt mit dem Export Ihrer inven­ta­ri­sier­ten Daten begin­nen? Detail­lier­te Infor­ma­tio­nen und „How to“ Bei­spie­le fin­den Sie hier.