Ein umfassendes und zuverlässiges Lizenzmanagement ist heute durch die Vielzahl unterschiedlicher Lizenzmodelle schwieriger denn je. Eine korrekte Lizenzierung der eingesetzten Software ist jedoch von großer Wichtigkeit, denn es sichert das Unternehmen rechtlich ab und schützt vor zusätzlichen Kosten.
Wachsende Herausforderungen durch sich stetig verändernde Lizenzmodelle
IT zur Unterstützung betrieblicher Tätigkeiten ist heute allgegenwärtig. Ein Großteil des investierten IT-Budgets nutzen Unternehmen dabei für den Kauf geeigneter Softwarelösungen, welcher immer mit Lizenzbestimmungen durch den Hersteller einhergeht.
Die unterschiedlichen Lizenzstrategien der Softwarehersteller sind jedoch häufig nur schwer nachvollziehbar und werden immer komplexer. Dazu kommt, dass mittlerweile eine undurchschaubare Menge an verschiedenen Lizenzmodellen existiert, welche sich durch den steigenden Einsatz von Cloud-Anwendungen noch einmal drastisch verändert haben. Durch Software-as-a-Service (SaaS) kommen noch viele weitere Lizenzierungsvarianten hinzu, von denen besonders die genutzten Lizenzmetriken (Abrechnungsmodi) ständig erweitert werden. Die zunächst einfach nachzuvollziehenden Metriken, wie z.B. die Nutzung pro Gerät oder User, werden zunehmend durch neue Bemessungsgrundlagen, wie etwa eine volumenbasierte Nutzung oder Floating Licenses, abgelöst oder gar in Kombination angewendet. Auch die Verbindung von standortgebundenen Lizenzen und Cloud-Anwendungen, trägt zusätzlich zur Komplexität der Lizenzverwaltung bei.
Es ist jedoch wichtig, die Lizenzbestimmung der Hersteller zu verstehen und die Software konkret nach den Vorgaben in die eigene Infrastruktur einzugliedern. Besonders bei Veränderungen der Organisationsstruktur oder einer wachsenden Anzahl von Mitarbeitern ist eine zentrale Koordination der Softwarelizenzen entscheidend, um sich rechtlich abzusichern und Kosten einzusparen.
Schon gewusst?
Floating Licensing ist ein Softwarelizenzierungsansatz, bei dem nicht mehr die Anzahl der Client-Installationen ausschlaggebend ist, sondern die Anzahl der Nutzer, die gleichzeitig mit dem Programm arbeiten. Somit ist es möglich, die Clients auf beliebig vielen Rechnern innerhalb einer Firma zu installieren. Die Anzahl der benötigten Lizenzen richtet sich danach, wie viele Nutzer zur gleichen Zeit mit der Software arbeiten.
Verliert ein Unternehmen den Überblick über die notwendigen Lizenzen, kommt es häufig vor, dass es eine größere Anzahl anschafft, als tatsächlich zum Einsatz kommt. Diese Überlizenzierung ist den IT-Administratoren womöglich gar nicht bewusst. Es kann jedoch auch sein, dass der Kauf zu vieler Lizenzen absichtlich erfolgt — aus Furcht davor letztendlich zu wenige zu besitzen. Denn genauso gefährlich ist es für ein Unternehmen, eine Software zu nutzen, für die es nicht bezahlt. Nachzahlungen oder auch Strafen sind beim nächsten Serviceaudit vorprogrammiert. So oder so muss das Unternehmen zusätzliche Mittel bereitstellen, die von anderer Stelle abgezogen werden müssen.
Um diese zusätzlichen Kosten und auch den damit einhergehenden Stress zu vermeiden, ist ein zuverlässiges und kontinuierliches Lizenzmanagement eine wichtige Voraussetzung.
Lizenzmanagement schützt vor Unter- und Überlizenzierung
Grundsätzlich lässt sich das Lizenzmanagement in zwei Komponenten unterteilen:
Kaufmännische Komponente
Die kaufmännische Komponente des Lizenzmanagements befasst sich mit der Anschaffung und Ablage von Lizenzunterlagen und Produktschlüsseln.
Technische Komponente
Die technische Komponente des Lizenzmanagements befasst sich mit dem Einsatz und der tatsächlichen Verwendung der Software.
Die vornehmliche Aufgabe des Lizenzmanagements ist es nun, diese beiden Komponenten mittels eines Soll-Ist-Vergleichs gegenüberzustellen. Wird die gleiche Anzahl an Lizenzen angeschafft, wie auch tatsächlich zum Einsatz kommt? Oder liegt eine Unter- bzw. Überlizenzierung vor? Das Ergebnis bildet den aktuellen Lizenzstatus des Unternehmens. Eine anschließende Analyse und Auswertung des Status ermöglich daraufhin dessen Optimierung.
Der Nachweis einer ordnungsgemäßen Lizenzierung macht sich spätestens bei einer häufig unangekündigten Revision bzw. eines Lizenzaudits bezahlt. Eine exakte Darstellung des Soll-Ist-Vergleichs stellt dem Revisor oder Auditor alle notwendigen Informationen zur Verfügung und schützt das Unternehmen somit vor zusätzlichen Kosten durch Nach- oder Strafzahlungen.
Der Aufbau eines zuverlässigen Lizenzmanagements benötigt Zeit sowie auch kontinuierliche Pflege. Der Einsatz einer darauf spezialisierten Softwarelösung unterstütz maßgeblich bei der Bewältigung dieser Aufgabe.
Lizenzmanagement mit Docusnap
Docusnap unterstützt das Lizenzmanagement, indem es eine anschaulich aufgearbeitete und stets aktuelle Übersicht über den Lizenzierungsstand eines Unternehmens bereitstellt.
Dies gelingt durch die nachfolgenden drei Schritte:
1. Aktuellen Bestand identifizieren
Im ersten Schritt erstellt Docusnap eine Übersicht der momentan installierten Softwareprodukte im Unternehmensnetzwerk. Dies erfolgt automatisch bei der Inventarisierung der einzelnen IT-Systeme.
2. Gekaufte Lizenzen erfassen
Im nächsten Schritt heißt es, die gekauften Lizenzen des Unternehmens vollständig in Docusnap zu erfassen. Hierfür wird hinterlegt, wie viele Lizenzen angeschafft wurden, um welche Arten es sich handelt und nach welcher Metrik sie gemessen werden. Auch die Lizenzlaufzeit oder Zusatzinformationen wie die Kostenstellen können zugeordnet werden. Zudem ist die Hinterlegung der originalen Verträge als PDF möglich.
3. Abgleich durchführen
Im letzten Schritt erfolgt der Vergleich der gekauften Lizenzen mit den zuvor inventarisierten Softwareprodukten. Docusnap liefert hier grafische Übersichten und ausführliche Berichte. Letztere verfügen über verschiedene Abstrahierungsebenen, sodass der Detaillierungsgrad für jeden Empfänger individuell angepasst werden kann.
Anhand dieser drei Schritte ist es möglich, einen schnellen Überblick über die aktuelle Lizenzsituation im Unternehmen zu erhalten. Möglicher Lizenzbedarf lässt sich dabei direkt feststellen und so eine korrekte Lizenzierung sicherzustellen. Auch gängige Lizenzmodelle wie etwa von Microsoft können in Docusnap abgebildet werden, sodass einfache Auswertungen für Software-Audits möglich sind.
Darüber hinaus unterstütz Docusnap bei der kontinuierlichen Aktualität des Lizenzmanagements. Die automatisierte Inventarisierung stellt sicher, dass die Daten der installierten Software stets auf dem neusten Stand sind. Auch eine regelmäßige Bereitstellung von Analysen und Auswertung in Form von standardisierten Berichten ist möglich. Zudem findet im Falle von ablaufenden Serviceverträgen eine automatische Benachrichtigung statt.
Docusnap ermöglicht es somit schnell und sicher Handlungsbedarfe zu identifizieren und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen. Auch die Lizenz-Audits stellen kein Problem mehr dar, da mit nur einem Klick alle notwendigen Informationen bedarfsgerecht aufbereitet, exportieren und ausgedruckt werden können.
Und wie ist es bei Ihnen?
Sind Sie sich über den aktuellen Lizenzstatus Ihres Unternehmens im Klaren? Oder haben Sie sich freiwillig für eine Überlizenzierung entschieden, um möglichen Strafzahlungen zu entgehen? Diese Probleme gehören mit Docusnap der Vergangenheit an. Für eine individuelle Lösung Ihrer Herausforderungen beraten wir Sie gerne.