Ein umfas­sen­des und zuver­läs­si­ges Lizenz­ma­nage­ment ist heu­te durch die Viel­zahl unter­schied­li­cher Lizenz­mo­del­le schwie­ri­ger denn je. Eine kor­rek­te Lizen­zie­rung der ein­ge­setz­ten Soft­ware ist jedoch von gro­ßer Wich­tig­keit, denn es sichert das Unter­neh­men recht­lich ab und schützt vor zusätz­li­chen Kosten.

Wach­sen­de Her­aus­for­de­run­gen durch sich ste­tig ver­än­dern­de Lizenzmodelle

IT zur Unter­stüt­zung betrieb­li­cher Tätig­kei­ten ist heu­te all­ge­gen­wär­tig. Ein Groß­teil des inves­tier­ten IT-Bud­gets nut­zen Unter­neh­men dabei für den Kauf geeig­ne­ter Soft­ware­lö­sun­gen, wel­cher immer mit Lizenz­be­stim­mun­gen durch den Her­stel­ler einhergeht.

Die unter­schied­li­chen Lizenz­stra­te­gien der Soft­ware­her­stel­ler sind jedoch häu­fig nur schwer nach­voll­zieh­bar und wer­den immer kom­ple­xer. Dazu kommt, dass mitt­ler­wei­le eine undurch­schau­ba­re Men­ge an ver­schie­de­nen Lizenz­mo­del­len exis­tiert, wel­che sich durch den stei­gen­den Ein­satz von Cloud-Anwen­dun­gen noch ein­mal dras­tisch ver­än­dert haben. Durch Soft­ware-as-a-Ser­vice (SaaS) kom­men noch vie­le wei­te­re Lizen­zie­rungs­va­ri­an­ten hin­zu, von denen beson­ders die genutz­ten Lizenz­me­tri­ken (Abrech­nungs­mo­di) stän­dig erwei­tert wer­den. Die zunächst ein­fach nach­zu­voll­zie­hen­den Metri­ken, wie z.B. die Nut­zung pro Gerät oder User, wer­den zuneh­mend durch neue Bemes­sungs­grund­la­gen, wie etwa eine volu­men­ba­sier­te Nut­zung oder Floa­ting Licen­ses, abge­löst oder gar in Kom­bi­na­ti­on ange­wen­det. Auch die Ver­bin­dung von stand­ort­ge­bun­de­nen Lizen­zen und Cloud-Anwen­dun­gen, trägt zusätz­lich zur Kom­ple­xi­tät der Lizenz­ver­wal­tung bei.

Es ist jedoch wich­tig, die Lizenz­be­stim­mung der Her­stel­ler zu ver­ste­hen und die Soft­ware kon­kret nach den Vor­ga­ben in die eige­ne Infra­struk­tur ein­zu­glie­dern. Beson­ders bei Ver­än­de­run­gen der Orga­ni­sa­ti­ons­struk­tur oder einer wach­sen­den Anzahl von Mit­ar­bei­tern ist eine zen­tra­le Koor­di­na­ti­on der Soft­ware­li­zen­zen ent­schei­dend, um sich recht­lich abzu­si­chern und Kos­ten einzusparen.

Schon gewusst?

Floa­ting Licen­sing ist ein Soft­ware­li­zen­zie­rungs­an­satz, bei dem nicht mehr die Anzahl der Cli­ent-Instal­la­tio­nen aus­schlag­ge­bend ist, son­dern die Anzahl der Nut­zer, die gleich­zei­tig mit dem Pro­gramm arbei­ten. Somit ist es mög­lich, die Cli­ents auf belie­big vie­len Rech­nern inner­halb einer Fir­ma zu instal­lie­ren. Die Anzahl der benö­tig­ten Lizen­zen rich­tet sich danach, wie vie­le Nut­zer zur glei­chen Zeit mit der Soft­ware arbeiten.

Ver­liert ein Unter­neh­men den Über­blick über die not­wen­di­gen Lizen­zen, kommt es häu­fig vor, dass es eine grö­ße­re Anzahl anschafft, als tat­säch­lich zum Ein­satz kommt. Die­se Über­li­zen­zie­rung ist den IT-Admi­nis­tra­to­ren womög­lich gar nicht bewusst. Es kann jedoch auch sein, dass der Kauf zu vie­ler Lizen­zen absicht­lich erfolgt — aus Furcht davor letzt­end­lich zu weni­ge zu besit­zen. Denn genau­so gefähr­lich ist es für ein Unter­neh­men, eine Soft­ware zu nut­zen, für die es nicht bezahlt. Nach­zah­lun­gen oder auch Stra­fen sind beim nächs­ten Ser­vice­au­dit vor­pro­gram­miert. So oder so muss das Unter­neh­men zusätz­li­che Mit­tel bereit­stel­len, die von ande­rer Stel­le abge­zo­gen wer­den müssen.

Um die­se zusätz­li­chen Kos­ten und auch den damit ein­her­ge­hen­den Stress zu ver­mei­den, ist ein zuver­läs­si­ges und kon­ti­nu­ier­li­ches Lizenz­ma­nage­ment eine wich­ti­ge Voraussetzung.

Lizenz­ma­nage­ment schützt vor Unter- und Überlizenzierung

Grund­sätz­lich lässt sich das Lizenz­ma­nage­ment in zwei Kom­po­nen­ten unterteilen:

Kauf­män­ni­sche Komponente

Die kauf­män­ni­sche Kom­po­nen­te des Lizenz­ma­nage­ments befasst sich mit der Anschaf­fung und Abla­ge von Lizenz­un­ter­la­gen und Produktschlüsseln.

Tech­ni­sche Komponente

Die tech­ni­sche Kom­po­nen­te des Lizenz­ma­nage­ments befasst sich mit dem Ein­satz und der tat­säch­li­chen Ver­wen­dung der Software.

Die vor­nehm­li­che Auf­ga­be des Lizenz­ma­nage­ments ist es nun, die­se bei­den Kom­po­nen­ten mit­tels eines Soll-Ist-Ver­gleichs gegen­über­zu­stel­len. Wird die glei­che Anzahl an Lizen­zen ange­schafft, wie auch tat­säch­lich zum Ein­satz kommt? Oder liegt eine Unter- bzw. Über­li­zen­zie­rung vor? Das Ergeb­nis bil­det den aktu­el­len Lizenz­sta­tus des Unter­neh­mens. Eine anschlie­ßen­de Ana­ly­se und Aus­wer­tung des Sta­tus ermög­lich dar­auf­hin des­sen Optimierung.

Der Nach­weis einer ord­nungs­ge­mä­ßen Lizen­zie­rung macht sich spä­tes­tens bei einer häu­fig unan­ge­kün­dig­ten Revi­si­on bzw. eines Lizenz­au­dits bezahlt. Eine exak­te Dar­stel­lung des Soll-Ist-Ver­gleichs stellt dem Revi­sor oder Audi­tor alle not­wen­di­gen Infor­ma­tio­nen zur Ver­fü­gung und schützt das Unter­neh­men somit vor zusätz­li­chen Kos­ten durch Nach- oder Strafzahlungen.

Der Auf­bau eines zuver­läs­si­gen Lizenz­ma­nage­ments benö­tigt Zeit sowie auch kon­ti­nu­ier­li­che Pfle­ge. Der Ein­satz einer dar­auf spe­zia­li­sier­ten Soft­ware­lö­sung unter­stütz maß­geb­lich bei der Bewäl­ti­gung die­ser Aufgabe.

Lizenz­ma­nage­ment mit Docusnap

Docus­nap unter­stützt das Lizenz­ma­nage­ment, indem es eine anschau­lich auf­ge­ar­bei­te­te und stets aktu­el­le Über­sicht über den Lizen­zie­rungs­stand eines Unter­neh­mens bereitstellt.

Dies gelingt durch die nach­fol­gen­den drei Schritte:

1. Aktu­el­len Bestand identifizieren

Im ers­ten Schritt erstellt Docus­nap eine Über­sicht der momen­tan instal­lier­ten Soft­ware­pro­duk­te im Unter­neh­mens­netz­werk. Dies erfolgt auto­ma­tisch bei der Inven­ta­ri­sie­rung der ein­zel­nen IT-Systeme.

2. Gekauf­te Lizen­zen erfassen

Im nächs­ten Schritt heißt es, die gekauf­ten Lizen­zen des Unter­neh­mens voll­stän­dig in Docus­nap zu erfas­sen. Hier­für wird hin­ter­legt, wie vie­le Lizen­zen ange­schafft wur­den, um wel­che Arten es sich han­delt und nach wel­cher Metrik sie gemes­sen wer­den. Auch die Lizenz­lauf­zeit oder Zusatz­in­for­ma­tio­nen wie die Kos­ten­stel­len kön­nen zuge­ord­net wer­den. Zudem ist die Hin­ter­le­gung der ori­gi­na­len Ver­trä­ge als PDF möglich.

3. Abgleich durchführen

Im letz­ten Schritt erfolgt der Ver­gleich der gekauf­ten Lizen­zen mit den zuvor inven­ta­ri­sier­ten Soft­ware­pro­duk­ten. Docus­nap lie­fert hier gra­fi­sche Über­sich­ten und aus­führ­li­che Berich­te. Letz­te­re ver­fü­gen über ver­schie­de­ne Abs­tra­hie­rungs­ebe­nen, sodass der Detail­lie­rungs­grad für jeden Emp­fän­ger indi­vi­du­ell ange­passt wer­den kann.

Anhand die­ser drei Schrit­te ist es mög­lich, einen schnel­len Über­blick über die aktu­el­le Lizenz­si­tua­ti­on im Unter­neh­men zu erhal­ten. Mög­li­cher Lizenz­be­darf lässt sich dabei direkt fest­stel­len und so eine kor­rek­te Lizen­zie­rung sicher­zu­stel­len. Auch gän­gi­ge Lizenz­mo­del­le wie etwa von Micro­soft kön­nen in Docus­nap abge­bil­det wer­den, sodass ein­fa­che Aus­wer­tun­gen für Soft­ware-Audits mög­lich sind.

Dar­über hin­aus unter­stütz Docus­nap bei der kon­ti­nu­ier­li­chen Aktua­li­tät des Lizenz­ma­nage­ments. Die auto­ma­ti­sier­te Inven­ta­ri­sie­rung stellt sicher, dass die Daten der instal­lier­ten Soft­ware stets auf dem neus­ten Stand sind. Auch eine regel­mä­ßi­ge Bereit­stel­lung von Ana­ly­sen und Aus­wer­tung in Form von stan­dar­di­sier­ten Berich­ten ist mög­lich. Zudem fin­det im Fal­le von ablau­fen­den Ser­vice­ver­trä­gen eine auto­ma­ti­sche Benach­rich­ti­gung statt.

Docus­nap ermög­licht es somit schnell und sicher Hand­lungs­be­dar­fe zu iden­ti­fi­zie­ren und ent­spre­chen­de Maß­nah­men zu ergrei­fen. Auch die Lizenz-Audits stel­len kein Pro­blem mehr dar, da mit nur einem Klick alle not­wen­di­gen Infor­ma­tio­nen bedarfs­ge­recht auf­be­rei­tet, expor­tie­ren und aus­ge­druckt wer­den können.

 

Und wie ist es bei Ihnen?

Sind Sie sich über den aktu­el­len Lizenz­sta­tus Ihres Unter­neh­mens im Kla­ren? Oder haben Sie sich frei­wil­lig für eine Über­li­zen­zie­rung ent­schie­den, um mög­li­chen Straf­zah­lun­gen zu ent­ge­hen? Die­se Pro­ble­me gehö­ren mit Docus­nap der Ver­gan­gen­heit an. Für eine indi­vi­du­el­le Lösung Ihrer Her­aus­for­de­run­gen bera­ten wir Sie gerne.